親愛的鄉親您好︰
為了有效應用本會資源，請您對來信內容先予以確認，凡不確定的事項或網路流傳不確定的訊息，請不要投遞，如有惡意攻訐謾罵等情事，本會將不予受理，另提醒如信件內容涉及違反法律者，亦請自負法律責任，如果希望我們實際確實了解你的問題，請您在決定送出信件時一併提供聯絡電話，謝謝您的協助與配合。

信件寄送
歡迎您使用本會鄉親服務信箱，請在送出信件時務必檢查您所填的電子信箱地址是否正確。如果您是使用電子郵件軟體（如Outlook等）撰寫信件，請務必正確設定郵件送出及接收伺服器名稱（SMTP/POP3伺服器），一般而言伺服器名稱與您的電子信箱地址當中"@"後方之英文字串相同，同時也要設定正確之來信及回信電子信箱地址，否則信件無法順利寄出，而且您也無法收到我們的回函。

信件受理
如果您的設定及電子信箱地址填寫無誤，成功發信至本會鄉親服務信箱後，您將會在很短的時間內（網路及系統運作正常情況下，約在五分鐘以內），收到一封請求確認信函，表示電腦系統已經收到您的來信，請您務必點選信件內的超連結文字進行確認，收到您確認後，系統會發送一封信件受理通知函，並將您的來信排入信件處理流程做後續處理。信件受理通知函會提示受理您的案件編號及安全密碼，請妥慎保管這封信件，以便日後據此查詢信件處理狀況。

未確認信件補充
由於來信者未填寫正確的電子信箱地址，導致信箱累積了相當多的退信紀錄，也就是說我們處理回覆的信件並無法送達當事人的電子信箱，甚至於發生冒用他人電子信箱地址寫信的情形，為確認網友可以收到後續回覆的處理情形，同時沒有誤用(或冒用)別人的電子信箱地址寄信到本會信箱的情形發生，系統會在收到信件後自動發送一封確認信函，請來信者點選信件內的超連結文字確認後，系統即可排入信件處理流程做後續處理。
如果您一直無法收到確認信函，可能是您的回信電子信箱地址寫錯或設定錯誤，建議您仔細檢視是否發生類似錯誤並重新發送一次信件到本會鄉親服務信箱。但也有可能是您使用的電子信箱服務短暫出現問題或拒絕接收本會鄉親服務信箱系統發送之信件。
如果您一直無法收到確認信函，建議您在上班時間，撥打04-7222125分機1333反應，以便協助處理。